Das Qualitätsdatenmanagementsystem ist Teil des Integrierten Nationalen Qualitätsinformationssystems der Behörde für Qualitätssicherung und Akkreditierung im Hochschulbereich und dient dazu, den Prozess der Erhebung quantitativer Daten von den Hochschulen des Landes zu erleichtern und zu vereinfachen.

Dieser Prozess findet jedes Jahr in festgelegten Abständen statt. Die in das System eingegebenen Daten beziehen sich auf das vorangegangene akademische Jahr oder das Kalenderjahr, je nachdem, zu welcher Fachkategorie die einzelnen Elemente gehören.

Für die Übermittlung dieser Daten an die Behörde für Qualitätssicherung und Akkreditierung im Hochschulbereich ist die Behörde für Qualitätssicherung und Akkreditierung im Hochschulbereich der jeweiligen Hochschuleinrichtung zuständig, die diese Daten über das System in Form eines Berichts übermittelt. Um die Daten in das System einzugeben, müssen sich die autorisierten Benutzer hier anmelden.

Zur Unterstützung der Zertifizierung bietet das System die Möglichkeit, Berichte für die Ausschüsse der externen Sachverständigen zu exportieren und zu erstellen. Diese Berichte sind Teil des Selbstbeurteilungsmaterials jeder akademischen Einheit und jeder Hochschuleinrichtung. Darüber hinaus bietet das System die Möglichkeit, zusätzliche Begleitdateien von der Qualitätssicherungseinheit in das System einzureichen.

Für die korrekte Eingabe der quantitativen Daten und zur Vermeidung von Fehlinterpretationen durch die Nutzer des Qualitätsdatenmanagementsystems stellt die Behörde für Qualitätssicherung und Akkreditierung im Hochschulbereich ein entsprechendes Qualitätsdatenhandbuch zur Verfügung, in dem die kodierten Fragen ausführlich beschrieben sind.